あなたのメールは大丈夫? 嫌われがちのビジネスメール3選

たかがメール…と軽く考えるのは注意が必要かもしれません。メールひとつで、相手に不信感を与えてしまうこともあるようですよ。

悩む女性
(torwai/iStock/Getty Images Plus/写真はイメージです)

何気なく送っているビジネスメール、しっかり見直したほうがいいかもしれません。そのメールひとつで、相手をイラッとさせてしまう可能性があるようですよ。

今回は、嫌われがちのビジネスメールの内容を、fumumu取材班が聞いてきました。


①文章がそっけない

「あまりにもそっけないメールだと、冷たい印象にはなりますね。こちらも人間なので、挨拶もなしに用件だけだと、ちょっと複雑な気持ちです。


取引先の人がすごく丁寧な人で、メールの文章にも人柄が出ているんですよね。寒いときは『寒くなってまいりましたが、お風邪などひいていませんか?』の一言が入っていたり。そういう気遣いって、仕事の面でも出てくるものなんです。こちらが依頼していないことでも、気を利かせて調べてくれたりとか…。


人として信用できると、こちらも会社ごと大切にしようと思えるんですよね。逆に、担当の人が信用できないと、相手の会社も好きになれなかったりするので…。たかがメールですけど、会社の顔として送信していると自覚したほうがいいと思います」(20代・女性)


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②情報が足りない

「聞きたい情報が足りずに、毎回こちらが質問をしなくてはいけないのは困ります。メールをするだけでも時間を取られるので、できればやり取りの回数は最小限に留めたいじゃないですか。


相手が回答し忘れたものを、いちいち確認するのってすごく手間なので。あまりにもそういったことが多いと、社会人としても信用できなくなりますよね。メールを送る前にちゃんと確認してるのか? と疑ってしまいます」(20代・女性)


③添付ファイルが重い

「仕事を外注している人が送ってくるメールの添付ファイルが、毎回すごく重かったときがあったんです。まったく開けなくてイライラするし、添付もまともにできないって大丈夫!? と心配になってしまいました。


ストレージサービスを使ったり、圧縮したり、いろいろやり方はあるじゃないですか。まったく調べずに、とりあえず送ってきているんだろうなぁと思いました。受け取り側の手間を考えてもらえないのは困りますよね」(20代・女性)

相手にメールを読んでもらう手間を与えていると意識すれば、情報をきっちりまとめて送ろうと思えるかもしれません。

メールひとつで失望されることもあれば、メールひとつで信用してもらうこともできるはず! 送る前の最終チェックを忘れずに、相手から喜ばれるメールを目指しましょう。

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(文/fumumu編集部・くまのなな

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